Dans l'atelier

Comment gagner du temps et mieux s’organiser dans son activité créative

► Pourquoi vous organiser ? 

Planifier, s’organiser, c’est accepter de perdre du temps pour en gagner, afin d’être plus efficace. Une étude a révélé qu’en consacrant huit minutes par jour à planifier, on pouvait gagner une heure dans la journée. Plus vous avez de choses à faire, plus vous devez planifier pour être efficace et productif ! Or ne faites-vous pas l’inverse et ne vous mettez-vous pas la tête dans le guidon pour oublier la masse de travail que vous avez à faire pour demain ? Vous vous retrouvez épuisé, paralysé par la panique qui vous fait perdre pied. 

Comme le dit la maxime, « le temps c’est de l’argent ». Pour rentabiliser votre temps vous devez être efficace et organisé. L’inorganisation pèse autant sur la qualité de votre travail que sur votre vie personnelle. Une organisation efficace mais aussi qui vous ressemble vous aidera à vous poser des limites, à accepter que vous soyez fatigué à la fin de la journée, et aussi à poser des limites aux autres. 

Bien vous organiser vous permettra aussi de mieux gérer vos nombreuses casquettes : entrepreneur(e), comptable, responsable des achats, commerciale…pour le côté pro mais aussi sur tous les impératifs de votre vie privée.
Bien s’organiser c’est un moyen…de simplifier sa vie et d’alléger sa charge mentale !

► Comment vous organiser ? 

1/ EN RÉALISANT VOTRE BUDGET TEMPS
Cela vous permettra de prendre conscience de tout ce que vous accomplissez dans une journée et sur une semaine. 

Comme le préconise Béatrice Carrot et Claire Mazoyer dans leur livre « Je suis débordée à la maison », « à l’image d’un budget, j’ai des recettes : les 24 heures d’une journée. Mais je ne connais pas mes dépenses.  Or, si je ne connais pas mes dépenses, je ne pourrais pas savoir où je perds mon temps ».

Il y a les dépenses fixes (travail, trajet…), et les dépenses élastiques (repas, sommeil…) et le restant étant le temps libre. C’est un exercice long mais nécessaire que d’analyser le temps passé.
Cela ne vous permettra pas de transformer tous vos temps de contraintes en temps de loisirs et de détente, mais cela vous permettra de visualiser :
• Les activités chronophages.
• Les activités que vous pouvez regrouper (par exemple les trajets).
• Les activités que vous pouvez réduire (par exemple les écrans et le téléphone).
• Les activités que vous pouvez déléguer

2/ EN FAISANT VOTRE RELEVÉ D’ACTIVITÉ
Vous sous-estimez très souvent le temps passé à telle ou telle activité. 

• Une activité que vous avez prévu pour durer 30mn peut durer une heure si vous ne vous mettez pas une limite.
C’est la loi de Parkinson « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »
• Les interruptions (appels téléphoniques, notifications, visites impromptues, tâches ménagères etc.) font aussi augmenter la durée de vos activités.
Selon la loi de Carlson« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »

Ce relevé d’activité peut s’utiliser aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle. Il vous permettra ensuite de poser des limites.

3/ EN AYANT UN ATELIER AU SERVICE DE VOTRE CRÉATIVITÉ
Est-ce que votre atelier est au service de votre créativité ? 
Est-ce que vous avez une pièce dédiée ou bien vous squattez un peu partout en fonction du lieu qui est disponible ? 
Est-ce que vous vous sentez oppressée dans votre atelier par tout ce qu’il contient et dont vous ne vous servez plus depuis des années ? 
Est-ce que votre ordinateur est réservé pour votre activité ou bien est-ce qu’il sert à toute la famille ? 

• Avoir un lieu, dans l’idéal une pièce uniquement pour votre activité, est un moyen de gagner du temps et donc de mieux vous organiser.  Même si cela n’est qu’un coin dans la pièce principale, c’est votre coin, les enfants ne jouent pas sur votre bureau ni sur votre ordinateur. C’est à vous de mettre les limites où vous le souhaitez. Cela vous permettra aussi de mieux faire comprendre à vos enfants que vous avez « un vrai travail » même si vous l’exercez à la maison. 

• Avoir un lieu clair, désencombré, ergonomique, bien éclairé, joue aussi dans votre efficacité. Lorsque vous organisez votre atelier vous devez raisonner « avec la loi du moindre effort ». Tout ce dont vous avez besoin au quotidien doit être à portée de main sans bouger de votre chaise. Le reste doit être rangé par catégorie, et éloigné en fonction de la fréquence d’utilisation. Le rangement ne doit pas être non plus trop complexe : Pas plus de 3 actions pour prendre la boite des perles bleues. Un rangement trop complexe ne vous incitera pas à remettre en place la boite des perles après une journée de travail. 

4/ EN INSTAURANT DES HORAIRES
Est-ce que vous répondriez oui, à votre mère ou à votre meilleure amie qui vous sollicite pour aller faire une après-midi shopping si vous étiez salariée ? 
Est-ce que vous déplaceriez un RDV pro, si la maîtresse de votre loustic vous sollicitait pour une sortie, si vous étiez salariée ? 
Est-ce que vous garderiez systématiquement votre enfant lorsqu’il est malade ou bien vous partageriez avec son papa ?

• Durant vos horaires de travail, soyez claire avec votre entourage, y compris avec vos enfants, à qui, même petit, vous pouvez expliquer que votre travail est important. Vous pouvez utiliser le livre « La maman de Moka travaille à la maison » aux éditions du P’tit baluchon.

• Fixez vos horaires de travail en fonction de votre rythme biologique, du rythme de votre famille etc. Vous pouvez décider d’arrêter de travailler à 17h pour aller chercher vos loulous à l’école et de vous consacrer à eux jusqu’à ce qu’ils soient couchés puis de vous remettre au boulot pendant 1H30. C’est votre choix, fait en conscience mais assumé. Cela vous permettra de ne pas vous éparpiller et de gagner en efficacité.

5/ EN NE SURCHARGEANT PAS VOTRE PLANNING

Votre planning ne doit pas être noir de RDV et d’objectifs. Vous devriez avoir au moins 30% de temps vide dans une journée pour absorber l’imprévu. Si aucun imprévu ne se présente, chouette vous pouvez avancer sur votre projet du moment ou bien vous accorder un peu de repos. 

Ne vous fixez pas plus de 3 à 5 objectifs dans une journée. 

Lorsque vous fixez un RDV tenez compte des temps de déplacements et essayez de grouper vos RDV pour optimiser vos temps de trajets.   

6/ EN RITUALISANT CERTAINES TÂCHES
• Vous avez des tâches qui reviennent à intervalles réguliers, hebdomadaire ou mensuelle (la compta, la facturation, la communication, les stats les commandes de matériel, l’état des lieux des stocks…) souvent ce sont des tâches qui ne sont pas votre cœur de métier (vous êtes créatif et pas comptable 😊) qui vous ennuient profondément et sur lesquelles vous procrastinez. Alors ritualisez-les ! 

Lorsque vous faites le planning de votre semaine idéale, prévoyez des blocs compta par exemple ou Com’. Programmez ces rituels à des moments où votre énergie créative n’est pas au somment, par exemple en fin de journée ou juste avant la pause déjeuner. Vous savez que cette tâche est posée dans votre semaine, elle peut sortir de votre esprit et donc alléger votre charge mentale. Ainsi vous gardez votre énergie pour créer.

•  Vous pouvez aussi ritualiser la gestion de vos mails en ne regardant votre boite mail que 2 fois par jour à heure fixe, en la fermant, en supprimant les notifications le reste du temps. Lors de ces 2 moments, vous regardez votre boite mail, vous traitez tout ce qui prend moins de 2 mn. Si le traitement demande plus de temps, vous ajoutez cela à votre liste de tâche avec une date et un horaire de traitement.

N’oubliez pas que l’urgence est celle que vous vous créez. 

Etes-vous prêt.e à simplifier votre quotidien et à mieux gérer votre temps pour rentabiliser votre boutique créative ?  Oui ! Alors travaillons ensemble ! Organisons votre planning afin que vos projets avancent tout en préservant votre vie personnelle !
Pour plus d’informations, contactez-moi via le formulaire sur mon site.

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